让这次汇报能够形成决定
先说推荐安排与理由，再说明费用和需要确认的事。费用未询价时写待询价，审批未完成时写待确认；不要为了填满一页编造数字。
- 首次提案：确认活动方向、场地、人员和费用边界。
- 进度汇报：说明完成项、阻碍及需要支持的事项，使用筹备进度消息。
- 变更说明：与上一次确认的安排对比，写清费用、时间及人员影响。
先填这份一页提纲
一页方案提纲
[活动名称] · 方案沟通稿 一、目标与已知条件 目的：[填写]；参加范围与人数：[填写] 日期／时段：[填写]；场地：[已定／待确认] 筹备时间及人员：[填写] 二、推荐安排及理由 建议采用：[办公室轻量／小型综合／酒店聚餐／其他] 主要环节与总时长：[填写] 推荐理由：[对应目标、场地、人员等具体条件] 三、费用与依据 预计费用：[金额／已知小计]；尚缺报价：[填写] 测算上限：[金额／待确认]；报价或估计依据：[填写] 四、可以调整的选择 若减少费用或时间：[删减／替换什么] 相应影响：[体验、筹备工作、人员或交付变化] 必须保留：[填写] 五、本次请确认 1. [具体事项]，请[确认人]于[时间]前确认。 2. [具体事项]，请[确认人]于[时间]前确认。 3. [具体事项]，请[确认人]于[时间]前确认。 确认后的下一步：[工作｜负责人｜交付日期]
填写示例：30人办公室轻量相聚
虚构提案示例
办公室年度相聚 · 方案沟通稿（虚构示例） 目标与条件：30位内部同事，以感谢与交流为主，准备两周。拟使用会议区16:30—18:00，容量与使用时段待行政确认；三位同事分别负责统筹主持、播放、接待物料。 推荐安排：90分钟，包含入场、年度回顾、表彰、成熟节目、桌面交流和合影，不安排正餐。推荐理由：利用已有空间与设备，减少搬运和临时排练，给交流留出时间。 费用：零食饮水、奖品或伴手礼、打印及机动预留逐项询价。当前没有完整报价，暂不提供总额；可用于测算的上限待确认。已有设备只在核实可用后注明不另计费。 可缩减选择：若没有成熟节目，将该时段改为已准备好的年度故事分享；若需要缩短活动，先减少节目与互动，保留感谢、必要表彰和结束安排。正式宴席不在本方案范围内。 本次请确认：场地能否使用、费用测算上限、必要表彰名单。拟于筹备启动后两日内由负责人确认，再安排询价与内容收集。
安排变了，说明对原方案的影响
方案与费用变更说明
[活动名称] · 变更说明 原确认版本／日期：[填写] 原安排：[人数、场地、环节或费用] 变化原因：[填写] 建议改为：[填写] 影响核对 费用：原[金额／待报价] → 新[金额／待报价]；差额[金额／待确认]；依据[填写] 流程与时间：[哪些环节、起止时间需要调整] 人员与物料：[谁的任务、哪些文件或采购需要变化] 已确认的订单或服务：[需联系谁核对调整条件与时间] 可选处理：[保留原安排／采用调整／缩减其他内容]及各自影响 本次请[确认人]于[时间]前确认[具体事项]。 确认后由[负责人]更新[流程、名单、预算等]并通知[相关人员]。 未获确认前：[保留原安排／暂停受影响事项，由统筹确定]
发送前核对四处
- 安排、人数和费用是否属于同一版方案。
- 已有报价、演示估计和待询价是否分开。
- 预算摘要是费用材料，不会自动补齐方案理由或形成批准。
- 每个待决定事项是否有确认人、期限以及确认后的下一步。