先确认这七件事
适合由行政、人事或部门同事统筹的公司内部年会。先确认场地能否使用、参加范围和谁来拍板，再决定节目与采购；暂时没有答案的项目写明确认人和期限。
- 目的：相聚交流、年度回顾、荣誉表彰，哪一项最重要？
- 参加范围：员工、家属或外部来宾是否参加？预计人数与最终确认时间是什么？
- 时间：活动日期、可用时段、准备周期是否明确？
- 场地：办公室、多功能厅还是酒店？设备、容量和布置时间是否确认？
- 费用：谁确认预算、可用于测算的上限是多少？未确认时先留空。
- 人手：谁能实际负责统筹、主持、播放、接待及物料？哪些人同时要上台？
- 必须保留：哪些发言、表彰或环节不可删？其他内容可以压缩到什么程度？
拿这份条件单开始沟通
年会条件梳理单
活动名称：[填写] 主要目的：[优先一项，其次一项] 参加范围与预计人数：[填写]；人数确认期限：[填写] 活动日期与时段：[填写]；剩余准备时间：[填写] 场地及已有设备：[填写] 可用于测算的费用上限：[金额／待确认]；预算确认人：[填写] 可投入的工作人员：[人员、职责、可用时间] 必须保留的环节：[填写] 已确定：[事项及确认依据] 待确认：[问题｜确认人｜最晚确认时间] 若到时仍未确认：[减少环节／调整场地或日期等处理] 本次先请确认：[不超过三项具体决定]
一份填写示例：先把不确定的事显出来
以下为30人办公室活动的虚构条件，不是场地或预算已获批准的事实。
| 条件 | 示例写法 |
|---|---|
| 已知条件 | 30位内部同事；准备两周；想先感谢大家并安排交流；不安排正餐。 |
| 待确认 | 拟用会议区16:30—18:00，需行政确认容量、噪声及恢复要求；费用上限尚未确认。 |
| 人员安排 | 拟由三位同事分别统筹主持、播放、接待物料，需核对他们的上台任务。 |
| 本次请决定 | 能否使用会议区；可用于测算的费用上限；保留哪些表彰事项。 |
| 条件不成立时 | 场地不可用先换场地或日期；人手不足时取消需反复搬运道具的节目。 |
已知条件
- 示例写法
- 30位内部同事；准备两周；想先感谢大家并安排交流；不安排正餐。
待确认
- 示例写法
- 拟用会议区16:30—18:00，需行政确认容量、噪声及恢复要求；费用上限尚未确认。
人员安排
- 示例写法
- 拟由三位同事分别统筹主持、播放、接待物料，需核对他们的上台任务。
本次请决定
- 示例写法
- 能否使用会议区；可用于测算的费用上限；保留哪些表彰事项。
条件不成立时
- 示例写法
- 场地不可用先换场地或日期；人手不足时取消需反复搬运道具的节目。
按筹办条件选，不必照着人数套模板
三个场景中的人数只是示例规模。先看目标、场地和筹备人手，再看人数；实际容量及服务能力以场地方确认结果为准。
| 安排 | 适合的条件 | 需要投入 | 主要取舍 |
|---|---|---|---|
| 办公室轻量相聚 | 现有空间与设备可用，以交流、感谢和少量表彰为主。 | 确认场地使用、简单布置、内容收集和设备播放。 | 减少复杂表演与道具；不适合需要正式宴席、专业舞台或大量来宾接待的活动。 |
| 小型综合年会 | 希望兼顾回顾、表彰、节目、互动与抽奖，已有可排练节目。 | 分别落实节目、奖项、主持、播放及场务；预留走台和转场时间。 | 内容更多，协调与排练也更多；人手不足时先减环节，不按人数同比增加节目。 |
| 酒店聚餐年会 | 聚餐是主要内容，场地、餐饮与服务可与酒店集中确认。 | 核对桌席、上菜节奏、设备、服务范围与现场联系人。 | 可减少自办餐饮事务，但必须协调服务与台上环节；酒店费用仍需逐项核实。 |
办公室轻量相聚
- 适合的条件
- 现有空间与设备可用，以交流、感谢和少量表彰为主。
- 需要投入
- 确认场地使用、简单布置、内容收集和设备播放。
- 主要取舍
- 减少复杂表演与道具；不适合需要正式宴席、专业舞台或大量来宾接待的活动。
小型综合年会
- 适合的条件
- 希望兼顾回顾、表彰、节目、互动与抽奖，已有可排练节目。
- 需要投入
- 分别落实节目、奖项、主持、播放及场务；预留走台和转场时间。
- 主要取舍
- 内容更多，协调与排练也更多；人手不足时先减环节，不按人数同比增加节目。
酒店聚餐年会
- 适合的条件
- 聚餐是主要内容，场地、餐饮与服务可与酒店集中确认。
- 需要投入
- 核对桌席、上菜节奏、设备、服务范围与现场联系人。
- 主要取舍
- 可减少自办餐饮事务，但必须协调服务与台上环节；酒店费用仍需逐项核实。
选定方向后，留下选择理由
- 写清推荐哪一类，以及它满足哪些已知条件。
- 指出放弃了什么：例如复杂节目、正式宴席或更多抽奖轮次。
- 把未确认的场地、费用、人员和截止时间列在方案末尾。
- 只剩七天时，优先保留成熟内容；场地或关键负责人未落实时先解决这些前提。